Stolpersteine bei der Ablöse von ERP Systemen in österreichischen Unternehmen

Jeder hat eines. Die meisten sind nicht besonders schön und eigentlich technologisch überkommen. Aber man kennt jeden Winkel, sie sind eingespielt und funktionieren Tag für Tag. Wie bei einem alten Auto kann es schwierig sein, sich von einem alten ERP-System zu lösen. Dabei müsste das nicht so sein. Gemeinsam mit der Johannes-Kepler-Universität hat ReqPOOL die größten Hürden von Ablöseprojekten kartiert.

Das ERP ist für viele Unternehmen das „Betriebssystem der Organisation“. Eine Ablöse dieser tief-verwurzelten Systeme wird als kostspielig, zeitraubend und risikoreich wahrgenommen. Oft wird sie deshalb hinausgezögert. Das Resultat ist Unsicherheit auf allen Seiten – das beste Rezept für ein gescheitertes Ablöseprojekt. Die Risiken sind dabei wahrscheinlich sowohl zu gleichen Teilen real und Hörensagen. Viele Artikel in Fachzeitschriften – oft unter Angabe der selben, veralteten Studien – weisen auf die Risiken hin. So muss man einfach das Gefühl bekommen, dass bei der Ablöse des ERP-Systems besonders viel schiefgehen kann.

ReqPOOL hat im Zuge vieler Ablöse-Projekte festgestellt, dass die Stolpersteine bei ERP-Systemen die gleichen sind wie bei anderen IT-Systemen – nur einfach eine (oder zwei) Nummern größer. Woran liegt es also? Hier sind die Grundlagen:

  1. Interessenskonflikte: Das ERP betrifft viele Stakeholder. „Viele Köche verderben den Brei“ stimmt hier leider nur zu oft. 
  2. Kompliziert: Das ERP besteht meist aus vielen, fachlich unterschiedlichen Modulen. Man löst also nicht nur ein System ab, sondern mehrere.
  3. Organisatorische Trägheit: Durch eine Ablöse müssen sehr viele Nutzer gewohnte Bedienkonzepte aufgeben und „umlernen“. Daher ist jedes Neu-System von Beginn an  für viele Nutzer subjektiv zuerst einmal „schlechter“, als das gewohnte.
  4. Customizing: Alt-Systeme wurden oft über Jahre überarbeitet und angepasst, bis sie jeden gewachsenen Prozess und jede Gewohnheit perfekt unterstützen. Ein Neu-System kann diesen Anpassungsgrad zu Beginn oft noch nicht bieten (ob dies überhaupt klug ist, wird viel diskutiert – das hilft aber auch nicht bei der Nutzer-Akzeptanz).

Um herauszufinden, wie große Unternehmen bei diesen Herausforderungen unterstützt werden können, hat ReqPOOL eine empirische Studie der Johannes-Kepler-Universität finanziert. Dabei wurden sechs große, heimische Unternehmen befragt, die sich in verschiedenen Phasen der ERP-Ablöse befinden. Fokus der Befragung waren sowohl die verwendeten Vorgehensmodelle als auch Probleme bei der Einführung und Lessons-Learned. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Ein neues Vorgehensmodell auf Basis der Best-Practices dieser Unternehmen wird anderen in Zukunft dabei helfen, erfolgreich bei der ERP-Ablöse zu sein. Der Kern des Vorgehensmodells adressiert die oben vorgestellten Herausforderungen:

  1. Vorbereitung und Organisation: Ein klar strukturiertes Projektteam, klare Zuständigkeiten sowie Kanäle für Kommunikation und Eskalation müssen von Beginn an eingerichtet werden. Dazu gehören auch die richtigen Projektsponsoren, klare Projektziele und genügend Ressourcen der Fachabteilungen und IT.
  2. Iterative Ablöse und modulare Systemlandschaften anstatt „Big-Bang“: Die Ablöse sollte in kleine, managebare Pakete geteilt und Stück für Stück durchgeführt werden. Internationale Konzerne sollten sich überlegen, zunächst in wenigen Niederlassungen Erfahrungen zu sammeln, bevor überall ausgerollt wird. Zusätzlich sollten Module des ERPs eingespart werden. Ein modularer Aufbau der Gesamt-Architektur mit integrierten „Expertensystemen“ macht das ERP über den Software-Lebenszyklus hinweg einfacher handhabbar.
  3. Change-Management: Oft unterschätzt und nicht verstanden ist das Management von Veränderungen eine der wichtigsten Grundlagen erfolgreicher Projekte. Wichtige Stakeholder wie Endnutzer müssen die Möglichkeit zur Beteiligung haben, ohne dem Projektteam Vorschriften machen zu können. Das hilft, den Wiederstand innerhalb der eigenen Organisation zu verringern.
  4. Mapping von Prozessen und Anforderungen: Noch vor der Ablöse muss klar sein, welche Prozesse vom Alt-System unterstützt werden, wie diese im Detail aussehen und welche Anforderungen die Fachabteilungen an das Neu-System haben. Nur so kann eine GAP-Analyse durchgeführt werden die zeigt, wo das Neu-System angepasst werden muss – und wo es nicht angepasst werden sollte, um Neuerungen in der Organisation zu erlauben.

ReqPOOL wendet das entwickelte Vorgehensmodell bereits erfolgreich bei seinen Kunden an. Gerne stehen wir für unverbindliche Beratungsgespräche zur Verfügung. Das Whitepaper zur Studie ist ab März auf Anfrage für Sie verfügbar.

 

Andreas Viehhauser

Andreas Viehhauser hat bereits Projekte bei allen Kunden im Bereich Energie der ReqPOOL GmbH begleitet oder durchgeführt. Er ist spezialisiert auf Prozessanalyse, Software-Spezifikation, Ausschreibungsverfahren und Projektbegleitung. Er hält unter anderem Zertifikate in Anforderungsmanagement (IREB-Zertifiziert) und Projektmanagement (PMP).