Folgende Aufgaben waren in diesem Projekt vorgesehen und sollten durch die externe Unterstützungsleistungen von ReqPOOL realisiert werden:

• Teilnahme an Projektmeetings (etwa zweiwöchentlich, und bei Bedarf)
• Einarbeitung in die Materie, insb. in das bestehende Lastenheft von Wien
• Berücksichtigung der bestehenden NÖ-Lösung MAGIC gemeinsam mit den Ländern (Teilnahme Schulung 1 Personentag)
• Länder-Abstimmung der Anforderungen konzipieren & leiten, die Ergebnisse dokumentieren und einarbeiten ins Lastenheft
• Prozess zur – unter den Ländern abgestimmten – Priorisierung der Anforderungen konzipieren und leiten
• Reviewprozess konzipieren und leiten
• Erstellung eines konsistenten Lastenhefts als konsolidiertes Ergebnis der Länderabstimmungen inkl. Einarbeitung der Review-Ergebnisse, reif für eine Folgebeauftragung.
• Im Lastenheft: Erstellung eines Management-Summary.
• Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen sind ausreichend detailliert, priorisiert, abgestimmt und präsentabel dokumentiert. Unterteilung in bundesweite gemeinsame Anforderungen und in länderspezifische Anforderungen.
• Fokus Usability: kurze Wege, Tastaturbedienung ohne Maus, kurze Antwortzeiten, Übersichtlichkeit, Überblick über Business-Entities, Freiheit in der Bedienung (keine Vorgabe von Prozessen, höchstens als Vorschlag) und keine funktionalen Blockaden (stattdessen Warnhinweise und ggf. Aktenvermerk einfordern)
• Fokus breite Konfigurierbarkeit.
• Fokus Subsidiarität: lokale Verantwortung sollte auch lokal konfigurierbar sein (z.B. länderspezifische Dokumentvorlagen)
• Vorschläge für Verbesserungen.
• Planung & Controlling vorschlagen, abstimmen & durchführen
• Aufgabenplanung (offene Punkte, nächste Schritte), Termin- & Zeitplanung, Ressourcenplanung
• Regelmäßige Fortschrittsmeldung in Form von Abstimmungsgesprächen.
• Wöchentliche Aufzeichnung über die investierte Zeit (erledigte Aufgaben & Aufwände)
• Einarbeitung der Ergebnisse der Business-Analyse und der Prozess-Analyse (eigenes Dokument, wird zur Verfügung gestellt) inkl. Schnittstellen/externe Systeme (e-Government usw.) und deren Berücksichtigung in den diversen Anforderungen.
• Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen (Dokument „rechtliche Grundlagen“ der Rechtsexperten) im Lastenheft
• Qualitätssicherung des Ergebnisses (Struktur, Konsistenz)

Die Ablöse des Alt-Systems durch eine moderne SaaS-Lösung ging innerhalb weniger Monate über die Bühne. Nach einem erfolgreichen Projektstart folgte die laufende Unterstützung zur Absicherung des fachlichen Projektmanagements durch ReqPOOL. Ein laufendes Anforderungsmanagement wurde ebenfalls durch ReqPOOL gewährleistet, um Changes und Kosten nachvollziehen zu können. Gemeinsam wurden Features priorisiert und Kostensteigerungen überwacht. Im Anschluss fand die Vorbereitung der Key-User auf das Testing und die reibungslose Indienststellung des Neu-Systems statt.