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„Die IT-Experten von ReqPOOL begleiten unsere Fachbereiche bei Ihren IT-Projekten kompetent und flexibel – egal „wo der Schuh drückt“. Durch die tatkräftige Unterstützung werden Strategien machbar gemacht und Software- und Hardwaresysteme effizient beschafft und eingeführt. So unterstützt ReqPOOL auch den Konzern-Einkauf bei der Einführung eines E-Procurement-Systems fachkundig. Das Management von Anforderungen und die transparente Abnahme der Plattform-Lösung stehen hier im Fokus.“

Michael Reyes

System-Owner eProcure & Projektleiter

VERBUND – Österreichs größtes Elektrizitätsversorgungsunternehmen

VERBUND ist Österreichs führendes Stromversorgungsunternehmen und einer der größten Erzeuger von Strom aus Wasserkraft innerhalb Europas. In den über 50 Kraftwerken wird nahezu der gesamte Strom aus klimafreundlicher, erneuerbarer Wasserkraft gewonnen, ergänzt durch Wind- und Wärmekraft.

Der VERBUND beschäftigt derzeit etwa 3.000 MitarbeiterInnen. Die Konzerntochter VERBUND Services ist die gemeinsame Serviceorganisation aller VERBUND-Töchter und stellt zentrale Services wie zum Beispiel IT-Dienstleistungen oder Buchhaltung, aber auch den zentralisierten, konzernweiten Einkauf zur Verfügung.

Einführung einer webbasierten eProcurement-Plattform mit Schnittstelle zu SAP

Das Projekt-Ziel: Eine eProcurement-Plattform für alle Mitarbeiter

Ziel des Projektes „eProcurement“ ist die Einführung einer Web-basierten, unternehmensweiten eProcurement-Plattform mit starker Anbindung an SAP. Mit dieser Plattform sollen die Mitarbeiter von VERBUND zu Beschaffungs-Experten werden. Ohne den zentralen Einkauf einschalten zu müssen, können Mitarbeiter damit online ihre Bedarfe – vom Filzstift bis hin zu Beratungs-Dienstleistungen – einfach und schnell abwickeln. Für die Einführung und das Switch-Over vom Alt- auf das Neu-System sind nur wenige Monate eingeplant. Bereits Anfang 2020 soll das System für alle Werks- und Fachbereichsmitarbeiter in Österreich und Deutschland ausgerollt sein. Nach der Auswahl des gewünschten Systems – einer SaaS-Lösung gilt es daher, gemeinsam mit dem Umsetzer organisatorisch eine möglichst standardisierte Lösung ohne Umbauten zu ermöglichen.

Das Vorgehen

Nach der erfolgten Beschaffung und Auswahl wurden alle Ausschreibungsdokumente nochmals analysiert. Es erfolgte damit das Setup eines nachvollziehbaren Anforderungskatalogs. Danach fand eine Analyse der Anforderungen mit dem Auftraggeber und dem Umsetzer statt. Dabei wurden die Anforderungen nach Machbarkeit und Kritikalität priorisiert. Notwendige Change-Requests wurden identifiziert und mit den entsprechenden Umsetzungskosten bewertet. Im Anschluss fand eine nahtlose Überführung der Anforderungen in eine Testspezifikation als Grundlage für das Testmanagement und die Systemabnahme statt.

Das Resultat

Die Ablöse des Alt-Systems durch eine moderne SaaS-Lösung ging innerhalb weniger Monate über die Bühne. Nach einem erfolgreichen Projektstart folgte die laufende Unterstützung zur Absicherung des fachlichen Projektmanagements durch ReqPOOL. Ein laufendes Anforderungsmanagement wurde ebenfalls durch ReqPOOL gewährleistet, um Changes und Kosten nachvollziehen zu können. Gemeinsam wurden Features priorisiert und Kostensteigerungen überwacht. Im Anschluss fand die Vorbereitung der Key-User auf das Testing und die reibungslose Indienststellung des Neu-Systems statt.

Ausblick

In den nächsten Monaten findet der letzte Feinschliff im Projekt statt, sodass 2020 das endgültige Rollout stattfinden kann. Voraussetzung ist eine erfolgreiche Abnahme mit den vorbereiteten Testfällen von ReqPOOL. Diese basieren auf den ursprünglichen Ausschreibungen und stellen einen roten Faden im Projekt sicher.

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    Andreas Viehauser

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