Ausschreibung mobiler Hardware für 4000 Mitarbeiter

EVN

EVN – Energieversorgung in Niederösterreich AG

Die börsennotierte EVN AG ist der größte Strom-, Gas- und Wärmeversorger im Bundesland Niederösterreich und ein bedeutender Stromversorger in Mazedonien und Bulgarien. Der Hauptsitz befindet sich im Osten Österreichs, in Maria Enzersdorf bei Wien. Im Geschäftsjahr 2016/17 beschäftigt EVN über 6.800 Mitarbeiter.

– Zusammenfassung

EVN muss in den nächsten 3 Jahren für seine Mitarbeiter 4.500 mobile Endgeräte zur Verfügung stellen oder ablösen. Kurze Produktlebenszyklen der Geräte sowie sich verändernde Nutzeranforderungen und Formfaktoren sorgen für die Notwendigkeit von fast permanenten Ausschreibungen. Aufgrund der Größe des Projekts ist eine EU-weite, 2-stufige Ausschreibung notwendig. Um den Pool der Anbieter zu vergrößern, wird die Ausschreibung zusätzlich in unterschiedliche Lose eingeteilt. ReqPOOL unterstützte EVN bei der Beschleunigung der Ausschreibung innerhalb weniger Wochen.

„EVN muss in den nächsten 3 Jahren für seine Mitarbeiter 4.500 mobile Endgeräte zur Verfügung stellen oder ablösen. Kurze Produktlebenszyklen der Geräte sowie sich verändernde Nutzeranforderungen und Formfaktoren sorgen für die Notwendigkeit von fast permanenten Ausschreibungen. Aufgrund der Größe des Projekts ist eine EU-weite, 2-stufige Ausschreibung notwendig. Um den Pool der Anbieter zu vergrößern, wird die Ausschreibung zusätzlich in unterschiedliche Lose eingeteilt. ReqPOOL unterstützte EVN bei der Beschleunigung der Ausschreibung innerhalb weniger Wochen.“

Stefan Wienert

Manager

Der WEg bis zur Ausschreibung

Im Juli 2018 wurde gemeinsam mit EVN mit der Planung für eine neue Ausschreibungsrunde mobiler Geräte begonnen. Auf Basis vorhandener Gerätespezifikationen konnten modulare Anforderungskataloge für die benötigte Hardware erstellt werden. So waren drei halbtages-Workshops mit den Fachbereichen ausreichend, um innerhalb weniger Wochen alle nötigen Ausschreibungsunterlagen durch ReqPOOL erstellen zu lassen. Sowohl Ausschreibungsmodalitäten als auch Zuschlagskriterien für eine angestrebte Bestbieter-Bewertung wurden von ReqPOOL eingebracht und abgestimmt. Dabei waren vor allem der qualitative Aspekt und mögliche Bewertungskriterien wie Teststellungen im Fokus.

Ablauf der EU-Ausschreibung

Bereits im August 2018 konnten die Leistungskriterien der Hardware und die Eignungskriterien für den ersten Teil der EU-weiten Ausschreibung fixiert werden. Dadurch konnten bereits im September Teilnahmeanträge geeigneter Anbieter gesammelt und ausgewertet werden. Parallel dazu wurden die technischen Leistungskriterien-Kataloge als Basis der zweiten Ausschreibungsstufe finalisiert.

Auch für die zweite Stufe der Ausschreibung wurden durch ReqPOOL für den Fachbereich und den Einkauf von EVN alle relevanten Dokumente bis zum Endstadium vorgefertigt. Diese wurden darauf ausgelegt, umfangreiche Angebote möglichst schnell und effizient auswerten zu können. Auch dies leistete einen wichtigen Beitrag zur Beschleunigung der Ausschreibung.

Durch die zuvor definierten Zuschlagskriterien für Preis und Qualität konnten die Anbieter effizient bewertet werden. Teil des Bewertungsschemas waren auch Benchmark-Tests für die Hardware sowie eine Teststellung mit den Fachbereichen, bei der unter anderem auch Haptik, Handling und Optik bewertet wurden. Durch die gute Vorbereitung wurde der Kunde soweit unterstützt, dass die gesamte Angebotsauswertung und Auftragsvergabe wieder vom Fachbereich selbst durchgeführt werden konnte.

Der weitere gemeinsame Weg

Nach der erfolgreichen, umfangreichen, schnellen und auf den Kunden angepassten Ausschreibung sind nun bereits weitere Projekte geplant beziehungsweise in der Umsetzung. Im Anschluss an das Ausschreibungsprojekt starteten bereits mehrere gemeinsame Projekte zwischen EVN und ReqPOOL und die erfolgreiche Zusammenarbeit im IT-Einkauf wird weiter fortgesetzt.