Ablöse und Upgrade ERP-System

Die Ablöse eines ERP Systems ist ein hoch aktuelles Thema für alle Unternehmen. Ziel ist es gewachsene Systeme wieder in den Standard zu führen um die Wartung und Strukturierung dieser zu vereinfachen, wodurch sich auch überall Veränderungen für die Organisation und die Arbeitsabläufe ergeben. In der Vergangenheit lagt der Fokus des Unternehmensmanagements hauptsächlich auf der Einführung eines Enterprise-Ressource- Planning (ERP) Systems. Durch die rasche Digitalisierung und das Aufkommen von neuen intelligenten Technologien wird nun die Ablöse oder den Upgrade-Prozess eines bestehenden ERP Systems für Entscheidungsträger immer wichtiger. 

Viele ERP Anbieter lassen in den nächsten Jahren den Support der bestehenden Systeme auslaufen und fordern die Unternehmen damit auf, den Umstieg auf eine neuere Version bzw. auf eine Cloud Version zu wagen. SAP will noch bis 2025 Support für die On-Premise-Version liefern. Es gibt zahlreiche weitere Gründe für die Ablöse des ERP Systems. Beispielsweise, wenn erforderliche Funktionalitäten nicht unterstützt werden oder das Unternehmen wuchs und das ERP System für die neue Anzahl an Nutzern nicht mächtig genug ist.
Aus diesen auslaufenden ERP Versionen ergibt sich nun das Problem, dass bestehende ERP Systeme bzw. Versionen von aktuelleren abgelöst werden müssen. Da der Fokus in den vergangenen Jahren eher auf die Einführung eines ERP Systems gesetzt wurde, stehen Unternehmen nun vor einer neuen Herausforderung. 

In einer akademischen Kooperation mit der Johannes Kepler Universität Linz hat ReqPOOL führenden Unternehmen aus der Industrie zur Methodik ihrer Ablöse- oder Upgrade-Strategie ihrer ERP-Systeme befragt. 

Aus diesen Erkenntnissen und der Praxiserfahrung von ReqPOOL wurde eine wissenschaftlich fundierte Methodik zur Ablöse von ERP-Systemen entwickelt.

Das erarbeitete Vorgehen gibt zum einen Aufschluss darüber, in welche verschiedenen Phasen die Ablöse von ERP-Systemen gegliedert werden soll und zum anderen, welche Erfolgsfaktoren in den einzelnen Phasen bzw. im gesamten Projektverlauf von Bedeutung sind. Der grundsätzliche Modellaufbau wurde vom Vorgehensmodell von Leyh übernommen. Dabei wird die Ablöse in 5 Phasen eingeteilt – die Projektvorbereitung, die IST- Analyse & SOLL-Scope-Dokument, die Softwareauswahl, die Konzeptfeinabstimmung und die Realisierung/Einführung. Im weiteren Schritt wurden diesen Phasen Erfolgsfaktoren zugeordnet, diese legen fest, wovon ein erfolgreicher Abschluss der jeweiligen Phasen abhängt. Zusätzlich gibt es einige Erfolgsfaktoren, die in allen Phasen der Ablöse von Bedeutung sind und sich somit über das ganze Projekt erstrecken.

ERP-Ablöse

Projektphasen

01

Projektvorbereitung

Dies ist die erste Phase für die Ablöse eines ERP- Systems. Eine umfangreiche Vorbereitung ist der erste Schritt für einen erfolgreichen Umstieg auf ein neueres System. Es müssen grundlegende Entscheidungen getroffen werden.

Von folgenden Erfolgsfaktoren hängt eine erfolgreiche Projektvorbereitung ab:

  • Zusammensetzung des Projektteams
  • Festlegung des Projekt Champions
  • IT-Lenkungsausschusses (für große Unternehmen)
  • Ausreichenden Ressourcen
  • Klarer Projektziele
  • Kommunizieren der Vision
  • Einbindung der Key User

In dieser Phase wird eine Analyse zum Ist- Zustands des Unternehmens erstellt. Wichtige Fragen sind: Wie sehen die Geschäftsprozesse, Abläufe in den einzelnen Bereichen aus? Was war die bisherige Softwareunterstützung? Aus der IST- Analyse wird dann ein ZIEL-Scope-Konzept erstellt, welches die Anforderungen für das zukünftige ERP- System enthält. In weiterer Folge kann dann die Spezifikation erstellt werden.

Die Erfolgsfaktoren dieser Phase sind:

  • Definition des Ist-Zustands
  • Abstimmen der Spezifikation mit allen Stakeholdern
  • Erhebung der Leistungskennzahlen

02

IST-Analyse & ZIEL-Scope-Konzept

03

Softwareauswahl

Hier steht die Auswahl des optimalen Softwarepakets und des Software Lieferanten im Vordergrund. Besonders für die Ablöse ist die Auswahl der Migrationsstrategie sehr wichtig.

Zu den Erfolgsfaktoren bei der Auswahl und Beschaffung zählen:

  • Auswahl eines passenden ERP Systems
  • Auswahl des Softwareanbieters
  • Auswahl des Integrators/Fachberaters
  • Festlegung der Migrationsstrategie für Prozesse, Daten, Funktionen

In dieser Phase wird der Projektplan und die Abstimmung mit dem gewählten Systemanbieter finalisiert und die Feinabstimmungen des Pflichtenheftes abgeschlossen.

  • Ausschlaggebende Erfolgsfaktoren sind:
  • Einbindung der Key User
  • Abstimmung des finalen Projektplans
  • Minimale Softwareanpassungen oder Geschäftsprozessanpassungen

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Konzeptfeinabstimmung

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Umsetzung & Einführung

Dies ist die Phase der Systemablöse, in der das neue System implementiert ist. Hier zeigt sich der größte Unterschied zwischen Einführung und Ablöse eines ERP- Systems. So müssen nicht nur alle Daten migriert werden, sondern auch die Prozesse und Funktionen des alten Systems. Diese Neuimplementierung ist oft mit Schwierigkeiten verbunden und stellt damit ein hohes Risiko dar. 
Die Phase der Realisierung/Einführung wurde daher in vier weitere Phasen unterteilt:

Dies ist die Phase der Systemablöse, in der das neue System implementiert ist. Hier zeigt sich der größte Unterschied zwischen Einführung und Ablöse eines ERP- Systems. So müssen nicht nur alle Daten migriert werden, sondern auch die Prozesse und Funktionen des alten Systems. Diese Neuimplementierung ist oft mit Schwierigkeiten verbunden und stellt damit ein hohes Risiko dar.
Die Phase der Realisierung/Einführung wurde daher in vier weitere Phasen unterteilt:

Installation & Basis-Setup

In der Phase der Installation wird geprüft welche Voraussetzungen es für das System gibt. Folgende Erfolgsfaktoren sind in dieser Phase relevant:

  • Prüfung der Hardwarevoraussetzungen
  • Prüfung der Softwarevoraussetzungen
  • Testen der Installation und des Basis-Setups

Migration der Funktionen

In der Phase der Realisierung bzw. Einführung des neuen ERP Systems werden die Funktionen migriert. Dies bedeutet, dass alle zusätzlichen Schnittstellen und Funktionen des alten Systems in das neue übernommen werden. In dieser Phase müssen folgende Erfolgsfaktoren beachtet werden:

  • Erhebung der zusätzlichen Systemkomponenten des bestehenden ERP Systems
  • Auswahl der benötigten zusätzlichen Komponenten
  • Qualitätssicherung der Funktionen

Migration der Daten

Anschließen werden die Daten migriert. Hier ergibt sich ein wesentlicher Unterschied zwischen einem Update des bestehenden Systems und der Ablöse durch ein neues System.

Folgende Erfolgsfaktoren sind für einen erfolgreichen Abschluss dieser Phase von Bedeutung:

  • Auswahl der Übertragungsmethode (Neuinstallation, In-Place-Methode, klassische Migration)
  • Bereinigung und Aufbereitung der Ursprungsdaten
  • Qualitätssicherung der Daten und Funktionen

Migration der Prozesse

Der letzte Schritt der Einführung ist die Migration der Prozesse. Dies beinhaltet alle Änderungen der Unternehmensstruktur bzw. Abläufe. Die Erfolgsfaktoren dieser Phase sind:

  • Änderung der tatsächlichen organisatorischen Abläufen
  • Erfolgreiche Verwendung durch den Mitarbeiter
  • Qualitätssicherung der Prozesse inkl. Daten und Funktionen

Projektbegleitende Aufgaben und Erfolgsfaktoren

Für eine erfolgreiche Projektumsetzung benötigt es übergreifende und projektbegleitende Maßnahmen. Diese beziehen sich hauptsächlich auf die Akzeptanz des neuen ERP- Systems. Wird eine solche nicht geschaffen, hat das gesamte Projekt wenig Erfolgschancen. 

Zentral für den Projekterfolg ist das begleitende Change Managements, welches sich über den gesamten Projektverlauf erstreckt. In allen Projekten kommt es immer zu Änderungen und nur in den seltensten Fällen wird das Projekt exakt so umgesetzt wie es am Beginn des Projektes definiert wird. Meist kommt es zu Änderungen bei der Definition der Ziele, bei den geplanten Ressourcen und beim Zeitplan.
Ein weiterer wichtiger Punkt für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist die durchgehende Dokumentation. In der Projekt-Dokumentation wird festgehalten, welche Entscheidungen getroffen und welche neuen Arbeitsabläufe im Laufe des Projektes eingeführt werden.

Begleitende Erfolgsfaktoren sind:

  • Übergreifendes Change-Management
  • Formales Projektcontrolling
  • Dokumentation der Änderungen und der Abläufe
  • Top Management Commitment
  • 360° Grad Kommunikation
  • Kooperation und Einbindung aller Stakeholder
  • Belohnungssystem für Fachbereich

In der Praxis zeigt sich, dass die meisten Unternehmen die Herausforderungen bei der Ablöse zu Beginn des Projektes erleben. Erfolgsfaktoren wie die Zurverfügungstellung von genug Ressourcen (vor allem Ressource Personal) und die Definition der klaren Projektziele sind hier nicht nur die schwierigsten Erfolgsfaktoren in der Phase der Projektvorbereitung, sondern auch jene des gesamten Projektes. Bei der Definition der Projektziele ergeben sich Unterschiede durch die Art des Ablöse-Projektes. Handelt es sich um eine kompletten ERP-System Ablöse, also dem Ersetzen eines alten Systems mit einem neuen, ist die Erhebung der Projektziele erfahrungsgemäß wesentlich schwieriger als bei einem Upgrade.

Das frühe Einbinden und Freistellen der Key User für das Projekt gilt bei der Projektumsetzung als ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Key User kommen aus den unterschiedlichen Fachabteilungen und werden nicht nur für die Definition der Ziele benötigt, sondern auch für das Testen und die erfolgreiche Einführen des Systems in den Abteilungen inklusive dem Schaffen der User-Akzeptanz.

Die intensive Abstimmen der Spezifikation mit allen Stakeholdern ist eine der größten Herausforderungen im Ablöse-Projekt. Es fordert bereits in einer sehr frühen Projektphase Kompromisse von Mitarbeitern und stellt diese auch transparent dar. Umso wichtiger ist eine klare und verständliche Spezifikation des zukünftigen ERP-Systems. Unterschiede müssen klar herausgehoben werden und mit den entsprechenden Fachbereichen abgestimmt werden. Immer wieder muss man sich vor Augen halten, dass auch mit einem Ablöse und Upgrade-Projekt die Arbeitsweisen der Mitarbeiter geändert – und aus subjektiver Sicht nicht immer verbessert – werden. 

Durch das Einführen eines neuen Systems mit dem Hintergrund es wieder in den Standard zu führen, ergeben sich für viele Mitarbeiter Veränderungen in ihren Arbeitsabläufen. Erfahrungsgemäß wird dies in vielen Fällen nicht akzeptiert und bedingt massiven Change-Management Einsatz. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter bereits von Beginn an in das Projekt zu integrieren. Sie müssen verstehen, warum das System abgelöst werden muss und, dass sie zu einem erfolgreichen Projektabschluss beitragen können. Diese Kommunikation ist nicht nur in den einzelnen Phasen ein schwieriger Erfolgsfaktor, sondern erstreckt sich über das gesamte Projekt.

Aus diesem Grund verteilen sich der Aufwand in einem Ablöseprojekt zwischen den beiden Hauptaufwandstreibern: Technische Konfigurationen inkl. Implementierung Schnittstellen und dem Change-Management inkl. Kommunikation der veränderten Arbeitsabläufe.