ERP und der unterschätzte Faktor Mensch

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Die Einführung oder die Ablöse eines Enterprise Ressource Planing Systems (kurz ERP) ist im Normalfall ein Projekt, welches sich über einen längeren Zeitraum (meist mehrere Monate oder Jahre) erstreckt und durch viele Beteiligte und große Auswirkungen auf das Unternehmen entsprechend umfangreich ist. Viel zu oft laufen diese Projekte dann nicht nach Plan oder mit großen Problemen. In diesem Artikel wollen wir den oft unterschätzten Faktor Mensch in solchen Projekten näher betrachten.

Erfolgsfaktor Mensch

ERP Projekte zeichnen sich in der Regel durch eine hohe Komplexität, hohen Aufwänden und hohen Auswirkungen auf die Prozesse und Kultur des Unternehmens aus.

Dabei fokussieren sich manche leider zu oft auf das Projekt selbst, die Rahmenbedingungen (Kosten, Zeit, etc.), auf die Auswahl des richtigen Programms und den richtigen Umsetzungspartner. Die Beteiligten und Stake-Holder werden teilweise zu rudimentär betrachtet und die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die damit verbundenen Emotionen meist sogar komplett außer Acht gelassen.

Jedoch sind es genau die Menschen, die dieses Projekt umsetzen bzw. die von diesem Projekt betroffen, welche essenziellen Einfluss auf den Projekterfolg bzw. den anschließenden Betrieb haben.

Es fängt oben an

Ein ERP Projekt ist kein IT-Projekt, sondern ein Transformations-Projekt für das gesamte Unternehmen. Dieser Umstand muss von Anfang an beachtet und klar kommuniziert werden. Dadurch ist es für den Projekterfolg unabdingbar, dass die Wichtigkeit und Tragweite des Projekts durch die Geschäftsführung erkannt und die notwendige Unterstützung dem Projektleiter und dem Projektteam zu Teil wird. Zudem werden im Projektverlauf größere und eventuell nicht unumstrittene Entscheidungen zu treffen sein, um die definierte Strategie verfolgen zu können. Dabei sollte immer die Unternehmens-Leitung eingebunden sein.

Ein ERP Projekt ohne Rückhalt von der Geschäftsführung muss sich auf größeren Gegenwind und regelmäßige Diskussionen einstellen.

Das erweiterte Projektteam

Die Teile eines standardmäßigen Projektteams sind normalerweise bewusst und werden mehr oder weniger auf bestmöglich besetzt. Große Fehler sind hier oftmals die überhastete Auswahl der Projektmitarbeiter. Oftmals werden Personen nicht aufgrund ihres Profils ausgewählt, sondern weil diese von den einzelnen Fachbereichen gerade zur Verfügung gestellt werden können. Die Qualität der agierenden Personen trägt natürlich wesentlich zur Einhaltung der Projektplanung und somit zum Projekterfolg bei. Besonders bei Projektorganisationen ohne dezidierte Mitarbeiter (bspw. Matrixorganisation, Stabstellenorganisation, etc.) muss speziell auf die Verfügbarkeit der Mitarbeiter geachtet werden. Kritische Mitarbeiter-Ressourcen sollten vorab bereits für die kritischen Phasen geblockt werden, um eventuelle Abwesenheiten bzw. Doppelbelastungen zu vermeiden. Zudem ist auf die Zwischenmenschlichen Beziehungen zu achten, denn nichts für zu größeren Problemen als Ärger im Team und demotivierten Mitarbeitern.

Diese Punkte erscheinen soweit klar und sind den meisten auch bewusst. Bei den weiteren Beteiligten ist der Rahmen jedoch oftmals etwas unklarer. Denn nicht nur das Projektteam sollte in den Fokus gerückt werden, auch die weiteren Stake-Holder sollten ihren Platz im Projekt haben. So sollten neben den Prozesseignern und Key-Usern der Fachbereiche auch die betroffenen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Man sollte sich immer im Hinterkopf behalten, dass eine ERP Einführung die Arbeitsweise der betroffenen Mitarbeiter ändert. Manche Tätigkeiten, welche die Mitarbeiter seit mehreren Jahren oder sogar Jahrzehnten gewohnt sind, werden sich durch das Projekt womöglich ändern. Um hier dem Widerstand und den negativen Emotionen bestmöglich entgegenzuwirken, sollten diese betroffenen Mitarbeiter-Typen frühestmöglich im Projekt berücksichtigt werden. Dazu stehen mehrere Maßnahmen zur Verfügung. Ein starkes Change Management ist dabei jedoch unumgänglich. Daher sollte man als erweitertes Projektteam alle Stake-Holder – also alle Personen, welche Einfluss auf oder Widerstand gegen das Projekt haben könnten bzw. durch das Projekt betroffen sind – umfassen.

Nur ein ERP Projekt mit qualifizierten Projekt-Mitarbeitern kann die meist ambitionierten Vorgaben der Unternehmensführung einhalten. Um zudem die Involvierung aller betroffenen Personen möglich hoch zu halten und somit den Widerstand zu minimieren, sollten alle Betroffenen zuerst vollständig identifiziert und anschließend geeignete Change Management Maßnahmen ergriffen werden.

Die vielen Wichtigen

Selbst wenn das Projekt gut läuft und auch alle Vorgaben weitestgehend eingehalten werden konnten, ist für jedes ERP Projekt ein entscheidender Schritt die Einführung. Handelt es sich um ein neues System oder neue Funktionen, so müssen vor dem Go-Live die betroffenen Mitarbeiter entsprechend geschult und vorbereitet werden. Nicht selten kommt es genau bei diesem Schritt zu einer unerwartet hohen Hürde. Denn hat man die betroffenen Mitarbeiter bzw. deren Bedürfnisse nicht schon während des Projekts ausreichend berücksichtigt und starke Change Management Maßnahmen ergriffen, so wird der Widerstand gegen die neuen Prozesse und die neue Software groß sein. Oftmals hilft hier selbst die Führsprache bzw. Anweisung der Unternehmensführung nur bedingt, da die Personen der Veränderung ihrer Arbeitsweise – vor allem wenn diese aufgezwungen wirkt – eher skeptisch und ablehnend gegenüberstehen. Je nach Macht der Mitarbeiter im Unternehmen kann dies von einer Verzögerung bis hin zu einer Überarbeitung der Umsetzung führen. Selbst wenn die Mitarbeiter zu der neuen Lösung gezwungen werden können, so ist häufig mit der Bildung von sogenannten „Schatten-Prozessen“ zu rechnen, also eigene definierte Prozesse abseits der Prozess-Vorgaben.

Obwohl man nach erfolgreicher Umsetzung bereits das Ziel vor Augen hat, können die zukünftigen Benutzer noch zu einem hohen Hindernis werden. Daher ist es notwendig hier frühzeitig zu agieren und Maßnahmen zu ergreifen.

Zusammenfassung

Wie man sieht, spielt der Faktor Mensch auf jeder Ebene und zu jeder Phase des Projekts eine entscheidende Rolle. Dies muss von Anfang an berücksichtigt werden. Eine klare Kommunikation ist unumgänglich und auch die Erwartungshaltung aller Beteiligten muss dem Projekt entsprechend ausgerichtet werden. Denn nur mit einem High-Performance-Team und einer positiven Haltung der Stake-Holder können große Reibungspunkte vermieden werden.

Mit der ERP Software Excellence Methodik (ERP-SEM) von ReqPOOL haben Sie von Anfang an den Faktor Mensch bestens im Blick und können durch geeignete Change Management Methoden den Grundstein einer erfolgreichen Einführung legen.

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Christian Buchegger

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