Digiwork – Entstehung eines mobilen WFM-Systems

Energie AG Oberösterreich

Energie AG

Die Energie AG Oberösterreich wurde 1892 gegründet. Sie ist ein Energie- und Dienstleistungskonzern für Strom, Gas, Wärme, Wasser sowie Entsorgungs- und IKT-Dienstleistungen.

Das Segment Energie umfasst das Kerngeschäft des Konzerns und beinhaltet alle Stufen der Wertschöpfungskette des Stromgeschäftes, von der Erzeugung über die Verteilung bis hin zu Ein- und Verkauf sowie die Bereiche Erdgas und Wärme.
Als Infrastrukturkonzern versorgt Sie mehr als 450.000 Kunden über das 30.000 Kilometer lange Hoch- und Niederspannungsnetz mit Strom und über das 5.000 Kilometer lange unterirdische Leitungsnetz mit Erdgas. Die Energie AG erzeugt einen Teil des Stroms in ihren eigenen 74 Kraftwerken (Wasserkraftwerke, thermischen Kraftwerke und Verwertungsanlagen, Photovoltaikgroßkraftwerke und dezentralen Photovoltaik-Bürgerkraftwerke, Windkraftanlagen) nach höchsten ökologischen Standards.

Insgesamt sind mehr als 4.000 Mitarbeiter beschäftigt und es wurde im Geschäftsjahr 2017/2018 ein Umsatz von 1.600 Mio. Euro erzeugt.

– Zusammenfassung

Die Energie AG Oberösterreich (genauer der Geschäftsbereich Netz Oberösterreich GmbH) entschied sich im Jahr 2019 für die Einführung eines eigenen Workforcemanagement Systems. Manuelle Workforce-Management Prozesse führten in der Vergangenheit zu hohen Prozesskosten für den Netzbetrieb, Netzbau und die technische Entwicklung, Überschneidungen bei Tätigkeiten und Projekten und komplexe interne Kommunikation.

Aus diesem Grund wurde eine Vorstudie zur Kosten-Nutzen Analyse von WFM-Systemen durchgeführt. Diese konnte belegen, dass ein mobiles WFM-System bereits nach kurzer Zeit Prozesse optimieren und beschleunigen kann. Bei einer folgenden Marktanalyse wurden Standard-WFM-Systeme analysiert. Aufgrund spezieller Anforderungen der Energie AG und der Notwendigkeit zur Ausschreibung nach dem Bundesvergabegesetz wurde daraufhin entschieden, ein individualisiertes System zu spezifizieren und auszuschreiben.

Da die Energie AG OÖ höchste Qualitätsansprüche hat, wurde die Expertise der Spezialisten von ReqPOOL hinzugezogen. ReqPOOL hat aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit mit Energie AG in früheren Projekten bereits Erfahrungen mit den harten Qualitätskriterien der Energie AG OÖ gesammelt. Die gemeinsame Vertrauensbasis erleichtert die Projektumsetzung.

Eine effiziente Anforderungserhebung:

Das Scopedokument

Die Hauptanforderung an das zukünftige WMF-System war klar: Es muss für die mobilen Mitarbeiter im Feld eine Arbeitserleichterung darstellen. Bisher mussten etwa Monteure vor Ort mehrere Auftragsquellen (etwa E-Mail Postfächer etc.) überprüfen, um Aufträge abzurufen. Zur Vereinfachung werden Aufträge in Zukunft nun im digitalen WFM-System zusammengefasst. Im Jänner 2019 fand das erste Kick-Off für die Anforderungsspezifikation mit ReqPOOL statt.

Anforderungserhebung: Durch die bereits vorhandene Expertise von ReqPOOL mit WFM-Systemen im Energiebereich konnte auf einen bestehenden Anforderungskatalog aufgesetzt werden. Innerhalb von nur 2 Monaten wurden in regelmäßigen Workshops mit den Fachbereichen Anforderungen auf die Energie AG OÖ zugeschnitten. Dabei verfolgte man einen iterativen Prozess zur Verfeinerung der Spezifikation. So konnten bestehende Anforderungen für die Energie AG OÖ adaptiert werden, neue Anforderungen entstehen oder Module hinzugenommen oder weggelassen werden.

Eines der Hauptziele der Spezifikation war es, den straffen Zeitplan der Energie AG einzuhalten und so Anfang 2020 bereits mit der Umsetzung beginnen zu können. Dabei spielten die Best-Practices und Vorlagenkataloge von ReqPOOL eine große Rolle.

Ausschreibungsprozess: Die Zuschlagskriterien für eine EU-weite Bestbieter-Ausschreibung wurden von ReqPOOL in Workshops mit dem Einkauf festgelegt. Bereits Ende März war der Anforderungskatalog so weit fortgeschritten, dass die 2-stufige Ausschreibung beginnen konnte. Ab April wurden Teilnahmeanträge mit konkreten Anwendungsfällen veröffentlicht. Bereits im Mai gab es die ersten Rückmeldungen von bis zu 30 Interessenten. Anfang Juli konnten die vollständigen Ausschreibungsunterlagen inklusive aller Anforderungen fertig gestellt und versandt werden.

Nach einer Präsentationsphase im September 2019 erfolgte die Auswahl des Umsetzers. Der Kick-Off kann somit bereits im Dezember 2019 erfolgen. Für die Umsetzung 2020 befindet sich das Projekt daher im Zeitplan. ReqPOOL unterstützte im Vergabeverfahren sowohl bei Hearings als auch bei der Angebotsbewertung und bei der Verhandlung der Angebote.

Auch in der Umsetzungsphase wird ReqPOOL das Projektmanagement der Energie AG mit Experten für Anforderungsmanagement, Prozessmanagement, agile Vorgehensweisen (SCRUM) sowie Testing und Abnahme unterstützen. In gemeinsamen Workshops wird nicht nur das Projektbudget, sondern auch das komplette Projektsetup erarbeitet. Ziel des Managements ist eine punktgenaue Projektumsetzung im Bezug auf die Kosten und den Zeitplan. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gestaltung der GUI. Auch hier kann ReqPOOL Erfahrung in das WFM-Projekt einfließen lassen.

Was wird die Lösung alles können – Zukunftsaussichten:

Das mobile WFM-System wird die Einsatzplanung und Auftragssteuerung von bis zu 500 Mitarbeitern inkl. Fremdfirmen im Feld effizienter als bisher gestalten. Es wird Monteuren vor Ort die Möglichkeit bieten, neue Aufträge zu erstellen, projektrelevante Daten und Zeiten zu erfassen und in Umfeldsystemen wie dem ERP-System zu speichern. Den Mitarbeitern im Backoffice wird es die Möglichkeit bieten, aussagekräftige Reports zu verfassen und Projekte einfacher zu planen und zu überwachen. Es erleichtert so den gesamten Workflow und die Kommunikation aller beteiligten Mitarbeiter bei Projekten im Unternehmen.

Aufgrund des Erfolgs des Projektes wurden bereits weitere Nachfolgeprojekte zwischen Energie AG und ReqPOOL vereinbart