Mit der Vision in Zukunft eine Vorreiterroller in der digitalen Verwaltung der Bundesländer in Österreich zu übernehmen, wurde das Projekt vom Land Tirol gestartet und ReqPOOL, nach einem offenen Auswahlprozess,  als branchenerfahrener und kompetenter Digitalisierungspartner hinzugezogen. Um eine möglichst große Bandbreite an unterschiedlichen Stakeholdern abzudecken und den Nutzen des Projektes für das Land Tirol zu maximieren, wurde der Fokus auf die Digitalisierung der Kommunikation mit Bürger:innen, Unternehmen, Institutionen und der internen Landesverwaltung gelegt.

Für die Entwicklung einer fundierten Digitalisierungsroadmap, basierend auf der bestehenden Digitalisierungsstrategie und externer Expertise aus der öffentlichen Verwaltung und anderen Branchen, kam der ReqPOOL Digitalisierungskompass zum Einsatz. Der Digitalisierungskompass bietet als Werkzeug für Organisationen, ein analytisches und strukturiertes Vorgehen zur Validierung der bestehenden Strategie und zur Erarbeitung einer passgenauen Maßnahmenplanung.

Für dieses Projekt wurde speziell für das Land Tirol ein darauf aufbauendes eigenes Digitalisierungs-Rahmenwerk entwickelt, das den Rahmen für die Bewertung, Maßnahmenentwicklung und Ergebnisstrukturierung vorgab.

Phase 1: Benchmarking & Analyse

Die zentrale Herausforderung von Organisationen in der digitalen Transformation ist die eigene Positionsbestimmung:

• Wie ist der Status Quo der Digitalisierung in der eigenen Organisation?
• Wie tragen die bereits umgesetzten Maßnahmen zur Digitalisierung bei?

Um auf einem soliden Fundament aufbauen zu können, war im ersten Schritt die Analyse und Bewertung der IST-Situation notwendig. Basierend auf den Dimensionen des Digitalisierungs-rahmenwerks, wurde die digitale Kommunikation und Barrierefreiheit durch die Fachbereiche und ReqPOOL Expert:innen auf deren Erfüllungsgrad bewertet und die bereits umgesetzten, geplanten und ungeplanten Maßnahmen erhoben. Aufgrund der aktuellen Situation und zeitlichen Abhängigkeit wurde die Befragung und Bewertung durch die Fachbereiche in Form einer Online-Umfrage aufgesetzt und durchgeführt.

Lücken („Blinde Flecken“) und Potentiale wurden identifiziert und in mögliche Themen zur internen und externen Digitalisierung überführt.

Phase 2: Maßnahmendefinition & Roadmap

Die > 200 Digitalisierungsmaßnahmen, die aus den verschiedenen Quellen in Phase 1 gesammelt wurden, wurden basierend auf den Ergebnissen des Benchmarkings und der externen Einschätzung für die zweite Phase kategorisiert und verdichtet. In intensiven Workshops mit Vertreter:innen verschiedener Fachbereiche wurden die Maßnahmen weiterentwickelt, konkretisiert und priorisiert. Dabei wurde ein breites Bewusstsein für die Möglichkeiten und Herausforderungen der Digitalisierung erzeugt. Die relevantesten Digitalisierungsmaßnahmen des Landes Tirol​ wurden identifiziert und in einem zentralen und strukturierten Maßnahmenkatalog sowie in Form von Steckbriefen festgehalten.

Alle vorgeschlagenen und umzusetzenden Maßnahmen müssen die Grundprinzipien der Tiroler Digitalisierungsstrategie bestmöglich in der Konzeption und Umsetzung berücksichtigen. Ein besonderer Fokus lag auf der digitalen Barrierefreiheit und Inklusion für alle Bürger:innen, Unternehmen, Institutionen und Mitarbeiter:innen.

Beispiele für Maßnahmen mit Top-Priorität:

• Zentrale Serviceplattform
• Digitalen Assistenz
• Digitale Verfahrensplattform

Die priorisierten Maßnahmen wurden gemeinsam mit dem Projektteam mit groben Aufwandsschätzungen hinterlegt, welche von ReqPOOL noch weiter konkretisiert wurden. Darauf aufbauend wurde mit den Maßnahmen anhand ihrer Priorität sowie geschätzten Aufwände und Dauern eine „Digitalisierungs-Roadmap“ entwickelt. Die Roadmap bildet den auf das Land Tirol zugeschnittenen Weg zur modernsten und effizientesten Verwaltung Österreichs, welche durch die starke Einbindung der Stakeholder bei der Konzeption einen hohen Identifikationswert für die Mitarbeiter:innen des Landes bietet. Sie zeigt den groben zeitlichen, budgetären und ressourcentechnischen Kontext der Umsetzungsinitiativen. 

Die Kerntätigkeiten von ReqPOOL in diesem Projekt umfassten:

• Projektsetup mit Definition von Zielen, Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten
• Erarbeitung eines individuellen Digitalisierungsrahmenwerks
• Analyse und Evaluierung des aktuellen Status der Digitalisierung durch interne und externe Bewertung
• Vorbereitung, Durchführung und Auswertung einer Online-Umfrage
• Aufbereitung der gewonnen Erkenntnisse als Vorbereitung für Workshops
• Vorbereitung eines Maßnahmenkatalogs unter Berücksichtigung mehrerer Quellen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von acht Workshops mit je ca. 10 Vertreter:innen des Landes & gemeinsame Erarbeitung und Quantifizierung der wichtigsten Maßnahmen pro Dimension
• Durchführung von Aufwands-, Dauer- und Kostenschätzungen
• Konsolidierung, Priorisierung und Grobplanung der Maßnahmen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Arbeitsterminen mit Auftraggebervertreter:innen und Projektkernteam
• Finalisierung der Roadmap inklusive TOP 6 Digitalisierungsmaßnahmen für die nächste Budgetperiode
• Formulierung von Empfehlungen für die Umsetzung und Umsetzungssteuerung
• Qualitätssicherungsschleifen mit Projektmitgliedern
• Erstellung der Ergebnisdokumentation
• Vorbereitung und Durchführung der Ergebnispräsentation und Projektabschluss

Durch das gewählte Projektvorgehen und die Digitalisierungs- und Branchenexpertise im öffentlichen Sektor von ReqPOOL, konnte das Ziel einer Digitalisierungsroadmap für die Tiroler Landesverwaltung in der geplanten Zeit und dem vorgesehenen Budget erreicht werden. Der wichtigste Erfolgsfaktor dafür war die Einbeziehung und konstruktive Mitarbeit vieler Wissensträger:innen aus den unterschiedlichen Bereichen des Landes.

Im Rahmen des Projektes wurden die Digitalisierungsmaßnahmen entwickelt, priorisiert, quantifiziert und in High-Level Steckbriefe gefasst, damit diese in den kommenden Jahren zielführend umgesetzt werden können. Alle vorgeschlagenen und umzusetzenden Maßnahmen müssen die Grundprinzipien der Tiroler Digitalisierungsstrategie mit Fokus auf digitaler Barrierefreiheit und Inklusion erfüllen.

Die Tiroler Landesverwaltung hat nun Klarheit darüber, welche die für sie wichtigsten Digitalisierungsmaßnahen darstellen und welche Aufwände investiert werden müssen, um die definierten Ziele zu erreichen. Die Digitalisierungsroadmap bildet die solide Ausgangsposition, um sich in die Vorreiterrolle der digitalen Verwaltung in Österreich zu entwickeln und während des Transformationsprozesses die Orientierung zu behalten.

„Wir waren anfangs nicht sicher, ob wir in dieser kurzen Zeit aus einer Vielzahl von Anforderungen und zu berücksichtigenden Perspektiven unsere Ziele erreichen können und zu einem schlüssigen und umfassenden Ergebnis kommen. ReqPOOL hat bewiesen, dass dies mit ihrem Vorgehen und der eingebrachten Expertise sowie Beratung auf dem Weg möglich ist. Durch die konstruktive und motivierende Zusammenarbeit wurde ein breiteres Verständnis für die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung in der Organisation erreicht. Wir freuen uns nun auf die nächsten Schritte! “
– Mag. Mathias Winkler, Projektleiter Land Tirol, Sachgebiet Innenrevision und IT