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IT-Einkaufsberater:in

Rollen für erfolgreiche IT-Projekte » IT-Einkaufsberater:in

Der/Die IT-Einkaufsberater:in begleitet den Kunden bei der Beschaffung von Software bzw. Hardware oder IT-naher Dienstleistungen. Gemeinsam mit dem Kunden wird die Auftragswertschätzung durchgeführt, das Unternehmens- und Projektumfeld sowie die Vendoren-Lage analysiert und ein Vergabeverfahren gewählt. Auf Basis des Vergabeverfahrens wird ein realistischer Zeitplan ausgearbeitet, der sich an gesetzlichen Vorgaben orientiert und gesetzliche Fristen beachtet. Die Hauptaufgabe der/des IT-Einkaufsberater:in ist die Verbesserung der Kommunikation zwischen Einkauf, Fachbereich und den Anbietern/Umsetzern sowie das Einbringen von Methodenwissen, um realistische, kosteneffiziente Preise und hochqualitative Anbieter im IT-Bereich zu gewährleisten.

Der/Die IT-Einkaufsberater:in erarbeitet gemeinsam mit den Stakeholdern des Kunden Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien und definiert das Bewertungsverfahren und die Scorecard.

Weitere Aufgaben sind die Begleitung und Bewertung von Angeboten und die Teilnahme und Protokollierung an Bieterpräsentationen sowie technischen Hearings. Dabei ist die wichtigste Aufgabe die Vorbereitung einer Vergabeentscheidung im Management des Kunden (Wahl des Bestbieters).

Persona-Rolle-Grün

Persona

  • Strukturiert
  • Kommunikationsstark
  • Analytisch
  • Konfliktlösungs- und entscheidungsfähig
  • Kenntnis über unterschiedliche Ausschreibearten
  • Konkretes Methodenwissen über Vergabeprozesse und das Bundesbeschaffungsgesetz
Aufgaben-Rolle-Grün

Aufgaben

    • Beratung/Mitarbeit bei oder Leitung von Beschaffungsprojekten (RFI, RFQ, RFP)
    • Planung und Steuerung von Beschaffungsprojekten (u. a. Zeitplan, Abstimmung von Arbeitspaketen und Verantwortlichkeiten sowie Reporting)
    • Vorbereitung, Durchführung und Moderation von Workshops und Meetings gemeinsam mit Fachbereichs-, Einkaufs- und IT-Stakeholdern
    • Unterstützung bei der Auswahl von Vergabeverfahren und der Berechnung von Auftragswertschätzungen im Sinne eines TCO-Verfahrens (Total-Cost-of-Ownership)
    • Moderation und Scoping bzw. Erarbeitung von Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien sowie Bewertungsverfahren bei Bestbieter-Bewertungen
    • Vorbereitung, Leitung und Moderation von Hearings und Präsentationen vor und nach Angebotsabgabe
    • Aktive und passive Marktanalysen, Erstellung von Long- und Shortlists
    • Erarbeitung von Bewertungsmatrizen, Scorecards, etc. (selbstständig oder mit dem Einkauf)
    • Begleitung und Bewertung von Anbieterpräsentationen und/oder technischen Hearings
    • Selbstständige Vorbereitung und/oder Mitarbeit bei Vergabedokumenten wie Preisblätter, Eignungs- und Zuschlagskriterien-Formblätter und Bewertungsbeschreibungen, Referenzblätter, SLAs, Spezifikationen/Leistungskriterien, etc.
    • In agilen Projekten: Spezifikation von zu erbringenden Leistungen mit dem Product-Owner bzw. Anpassung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
    Nutzen-Rolle-Grün

    Nutzen für den Kunden

    • Entlastung des Einkaufspersonals
    • Einbringung von konkretem IT-Wissen in Ausschreibungsverfahren
    • Genauere Einschätzung des Projektaufwands
    • Erstellung eines umsetzbaren Zeitplans
    • Neutrale Bewertung der Bieter
    • Wissen über Gesetzliche Vorgaben, Reduktion von Einsprüchen
    • Erfahrung bei der Bewertung von Preis- und Qualitätsangaben von Bietern
    • Lieferung von Benchmarks zu Bietern
    Methoden-Rolle-Grün

    Methoden-Baukasten

    • Bewertungsmatrix/Scorecards
    • ReqCat
    • IREB
    • Wissen über und Erfahrung mit dem Bundesvergabegesetz
    • Best-Practice-Artefakte wie Preisblätter, Zuschlagskriterienblätter und Teilnahmeanträge, TCO-Berechnungen, etc.

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    Testmanager:in

    Andreas Viehhauser

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