Im Zeitalter von künstlicher Intelligenz, dem Vorhandensein aller Daten in integrierten Systemen (z.B. ERP) und Generative AI stellt sich doch tatsächlich die Frage wieso wir noch hunderte Personentage in die Planung, das Forecasting oder die Budgetierung stecken müssen.
Die Finanz in großen Unternehmen ist eine Datenkrake, die auf viele Datenpunkte im Unternehmen zugreift, diese Datenpunkte interpretiert und auch entsprechende Maßnahmen daraus ableitet. Aktuell ist diese Datenkrake noch eine Vielzahl an Excel-Files mit viel Interpretationsspielraum und hoher Fehleranfälligkeit. Die Erfahrung zeigt, dass diese Datenpunkte unterschiedlich erhoben werden, teilweise auch unterschiedlich definiert sind und dadurch eine Unschärfe in den Datenpunkten entsteht.
Definition einer digitalen, integrierten Planung: Eine digitale, integrierte Planung verstehen wir als hoch automatisierten Prozess, um die dafür benötigen Daten aus den relevanten Fachbereichen abzugreifen, richtig interpretieren zu können und somit in einer rollierenden Planung zusammenzufassen.
Der Nutzen einer digitalen, integrierten Planung ist, dass die Aufwände zur Erhebung und Sammlung der Daten signifikant sinken, da die Daten einmalig erfasst, diskutiert und innerhalb der Bereiche abgestimmt werden und direkt in die Planung (ein Planungssystem) aufgenommen werden können. Dadurch können Abstimmungsaufwände und Interpretationsfehler reduziert und die Zyklen der Planungen erhöht werden, was zu einer höheren Planungssicherheit führt.
Folgende Herausforderungen bestehen aktuell in der Finanzplanung:
- Fehlende Datenhoheit
Finanzdaten sind häufig klar definiert und in der Hoheit der Finanz. Daten für die Planung sind häufig außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der Finanz zu finden und somit unstrukturiert und vor allem mit großer Abhängigkeit vom Fachbereich.
- Unterschiedliche Prozesse
Plandaten greifen Informationen aus dem operativen Management Accounting ab. Sehr häufig werden diese Daten noch manuell erhoben und unterliegen somit subjektiver Interpretation und Individualisierungen.
- Unterschiedlich definierte Kennzahlen und KPIs
Kennzahlen sind nicht einheitlich definiert, was eine gezielte und automatisierte Aggregierung der Kennzahlen erschwert.
- Fehlende, einheitliche Dashboards
Dem TOP-Management fehlt ein zentrales Dashboard, auf dem alle Kennzahlen aggregiert werden und somit auch eine nachvollziehbare Steuerung erfolgen kann.
Moderne Vertriebsstrukturen sind softwaregesteuerte Prozesse. Das bedeutet im Fall des Vertriebs, der Prozess ist standardisiert und ein CRM (Customer Relationship Management System) führt die Vertriebsmitarbeitenden durch den Prozess und stellt eine durchgängige Dokumentation sicher. Neben dem Kunden und den angebotenen Produkten, erfasst ein CRM strukturiert die Verkaufswahrscheinlichkeit, das Volumen und das erwartete Abschlussdatum einer Verkaufschance.
Daraus entsteht ein sogenannter Weighted Sales Funnel, welcher mit der Wahrscheinlichkeit multipliziert mit dem Volumen, den erwarteten Umsatz zu einem Zeitpunkt ermitteln kann. So kann zum Beispiel je nach Geschäftsmodell und Sales-Cycle ein präziser Forecast des erwarteten Umsatzes der nächsten drei Monate automatisiert und datenbasiert erfolgen.
Werden also die Datenpunkte in einem standardisierten Prozess erhoben und in einem System strukturiert erfasst, ist eine automatisierte Anpassung der Forecasts jederzeit möglich.
Folgend werden fünf Punkte aufgelistet, um eine digitale, integrierte Planung zu ermöglichen:
1. Prozesssicherheit
Definieren und dokumentieren Sie den Prozess bis in die jeweiligen Quellbereiche (Fachbereiche, die Planzahlen zur Verfügung stellen müssen). Ein ausgeprägtes “Silo-Denken” in Unternehmen kann hierbei eine große Herausforderung darstellen, welches einfach zu überwinden ist. Im Zuge eines Vorprojekts müssen die End-To-End Prozesse identifiziert, abgestimmt und dokumentiert werden. End-To-End Prozesse in der Planung können sein: Vertriebsplanung, Einkaufsplanung, Logistikplanung, HR-Planung oder auch die IT-Planung, uvm.
2. Datendurchgängigkeit
Sobald Sie den Prozess kennen, gilt es den Datenfluss und die betroffenen Systeme klar zu identifizieren. Alle Daten müssen aus einem strukturierten System abrufbar sein und semantisch und syntaktisch definiert sein. Betrachten Sie dabei nicht nur die Planzahlen, sondern auch die IST-Zahlen, um einen Rückschluss der Annahmen zu den tatsächlichen Vorkommnissen zu erhalten.
3. Involvieren Sie ALLE betroffenen Personen
Nur so können Sie sicherstellen, dass eine transparente, nachvollziehbare Planung entsteht. Jede Abteilung (Einkauf, Verkauf, Personal, IT, …) hat seine eigene Herangehensweise oder Struktur der Datensammlung und trifft eigene Annahmen wie die Planung zu erfolgen hat.
4. Künstliche Intelligenz als Überbrückung
Bis zur vollständigen Umsetzung der Schritte 1 bis 3, kann KI bereits als Brückentechnologie und Effizienzgewinn genutzt werden. Bestehende Zahlen, Marktbewertungen und ähnliches können bereits als Quellen zur Interpretation durch KI verwendet werden. Simplifiziert errechnet KI Wahrscheinlichkeiten. Somit ist Vorsicht geboten, wenn zu kleine interne Datensets zum Training der KI verwendet werden, da dies zu einer ggf. falschen Wahrscheinlichkeitsberechnung führen kann.
5. Digitale, automatische Planung
Sind die Prozesse in den Fachbereichen bereits softwaregesteuert und sind genügend historische Daten vorhanden, können KI-Systeme in der Interpretation und Simulation sehr gut unterstützten. Somit gilt, wenn ein durchgängiger, digitaler und nachvollziehbarer Datenfluss von den jeweiligen Fachbereichen ermöglicht wurde, können künstliche Intelligenzen viel manuellen Aufwand zur Sammlung, Interpretation und Simulation der Planzahlen ablösen.
Wenn man sich die Planung als digitalen, integrierten Prozess vorstellt und ein entsprechendes System dafür einführt, kann man die Aufwände für die Planungen nachweislich reduzieren. Dadurch stellt sich auch die Frage, warum wir aktuell in sehr vielen Unternehmen noch immer aufwändig planen.
