Die Ablösung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen ein hochaktuelles Thema. Ziel ist es, veraltete Systeme wieder auf den Standard zu bringen, um die Wartung und Strukturierung zu vereinfachen, was zwangsläufig Veränderungen in der Organisation und den Arbeitsabläufen nach sich zieht. Während in der Vergangenheit der Fokus auf der Einführung von ERP-Systemen lag, rücken durch die rasante Digitalisierung und neue Technologien nun die Ablöse und Upgrade-Prozesse in den Vordergrund. Viele ERP-Anbieter stellen den Support für alte Systeme in den kommenden Jahren ein, was Unternehmen zwingt, auf neuere oder Cloud-Versionen umzusteigen. SAP bietet beispielsweise Support für On-Premise-Versionen bis 2027, was den Bedarf und Druck aus der Wirtschaft widerspiegelt, da viele Unternehmen noch nicht für große ERP-Projekte bereit sind. Neben auslaufendem Support gibt es weitere Gründe für die Ablöse, wie fehlende Funktionalitäten oder die mangelnde Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum.
ReqPOOL hat in Zusammenarbeit mit der Johannes Kepler Universität Linz eine wissenschaftlich fundierte Methodik zur Ablöse von ERP-Systemen entwickelt, basierend auf den Erkenntnissen führender Industrieunternehmen und eigener Praxiserfahrung. Diese Methodik teilt den Ablöseprozess in fünf Phasen ein: Projektvorbereitung, IST-Analyse & SOLL-Scope-Dokument, Softwareauswahl, Konzeptfeinabstimmung und Realisierung/Einführung. Für jede Phase wurden spezifische Erfolgsfaktoren identifiziert, die den erfolgreichen Abschluss der jeweiligen Phase gewährleisten sollen. Einige Erfolgsfaktoren erstrecken sich zudem über den gesamten Projektverlauf und sind in allen Phasen von Bedeutung. Dieses strukturierte Vorgehen hilft Unternehmen, die komplexe Herausforderung der ERP-System-Ablöse systematisch und erfolgreich zu meistern.
Die Projektvorbereitung ist die erste Phase der Ablöse eines ERP-Systems und bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Umstieg. In dieser Phase müssen grundlegende Entscheidungen getroffen werden, die den gesamten Prozess maßgeblich beeinflussen. Ein erfolgreiches Projektteam, die Festlegung eines Projekt-Champions und die Einrichtung eines IT-Lenkungsausschusses (für große Unternehmen) sind entscheidend. Ausreichende Ressourcen, klare Projektziele, die Kommunikation der Vision und die Einbindung der Key User tragen ebenfalls maßgeblich zum Erfolg der Projektvorbereitung bei.
In dieser Phase wird der aktuelle Zustand des Unternehmens detailliert analysiert. Es werden die Geschäftsprozesse und Abläufe in den einzelnen Bereichen sowie die bisherige Softwareunterstützung untersucht. Auf Basis der IST-Analyse wird ein ZIEL-Scope-Konzept erstellt, das die Anforderungen für das zukünftige ERP-System definiert. Erfolgsfaktoren dieser Phase sind die präzise Definition des Ist-Zustands, die Abstimmung der Spezifikation mit allen Stakeholdern und die Erhebung der Leistungskennzahlen.
Die Softwareauswahl fokussiert sich auf die Auswahl des optimalen Softwarepakets und des Softwarelieferanten. Hierbei ist die Festlegung der Migrationsstrategie von großer Bedeutung. Erfolgsfaktoren in dieser Phase umfassen die Auswahl eines passenden ERP-Systems, die Auswahl des Softwareanbieters und des Integrators/Fachberaters sowie die Festlegung der Migrationsstrategie für Prozesse, Daten und Funktionen.
In der Konzeptfeinabstimmung wird der Projektplan finalisiert und die Feinabstimmungen des Pflichtenheftes abgeschlossen. Wichtige Erfolgsfaktoren sind die Einbindung der Key User, die Abstimmung des finalen Projektplans sowie die Minimierung von Softwareanpassungen oder Geschäftsprozessanpassungen.
Die Umsetzung und Einführung des neuen ERP-Systems ist eine komplexe Phase, die in mehrere wichtige Schritte unterteilt ist. Zunächst werden in der Installation und im Basis-Setup die Systemvoraussetzungen geprüft, einschließlich der Hardware- und Softwarevoraussetzungen, sowie das Testen der Installation und des Basis-Setups. Anschließend erfolgt die Migration der Funktionen, bei der die Funktionen des alten Systems in das neue System übertragen werden. Dabei sind die Erhebung der zusätzlichen Systemkomponenten, die Auswahl der benötigten Komponenten und die Qualitätssicherung der Funktionen entscheidend. Die folgende Phase beinhaltet die Datenmigration, bei der die Auswahl der Übertragungsmethode, die Bereinigung und Aufbereitung der Ursprungsdaten sowie die Qualitätssicherung der Daten und Funktionen im Vordergrund stehen. Abschließend erfolgt die Migration der Prozesse, was Änderungen in der Unternehmensstruktur und den Abläufen mit sich bringt. Erfolgsfaktoren in dieser Phase sind die Anpassung der organisatorischen Abläufe, die erfolgreiche Implementierung durch die Mitarbeiter und die umfassende Qualitätssicherung der Prozesse, Daten und Funktionen.
