IT Organisation der Zukunft

Die IT-Landschaft entwickelt sich rasant weiter, beeinflusst von internen Anforderungen aus der digitalen Transformation, gesetzlichen Vorgaben wie der NIS2-Richtlinie, technologischen Trends wie Künstliche Intelligenz oder Markttrends wie Gaia-X sowie wirtschaftlichen Herausforderungen und den Innovationen aus Forschung und Entwicklung. Die IT der Zukunft muss in der Lage sein, diesen Herausforderungen mit Resilienz und Nachhaltigkeit zu begegnen.

Die folgenden vier Schritte leiten Sie zur IT der Zukunft:

1. Die Grundlagen: Rollen und Fähigkeiten (IT-Capabilities)
2. Die Ressourcen: Outsourcing und Partnerschaften
3. Die Professionalisierung: Standards und Frameworks
4. Die Befähigung: Business-IT-Strukturen

Um diese Vision zu verwirklichen, müssen wir uns zunächst fragen: Was muss die IT wirklich leisten? Welche Rolle spielt sie? Ist sie ein Betreiber von Softwaresystemen und Infrastruktur, ein Business Enabler oder ein Treiber der Digitalisierung? Welche Fähigkeiten (IT Capabilities) benötigt die IT, um diese Rolle zu erfüllen, und in welchem Ausmaß sind diese vorhanden?

Zur Positionsbestimmung oder Definition des Zielzustands können Sie folgende Einordnung vornehmen:

Um das Zielbild der Rolle und Fähigkeiten der IT sowie die IT-Strategie zu operationalisieren, muss diese in eine konkrete Projekt-Roadmap heruntergebrochen werden. Oft zeigt sich in der Aufwandsschätzung der Projekt-Roadmap (insbesondere in Abstimmung mit den Projekten aus der Digitalisierungsstrategie), dass diese mit den vorhandenen Ressourcen nicht umsetzbar ist. Dies bringt uns zum Schritt 2.

In der dynamischen Welt der IT sind interne Ressourcen oft knapp und kostbar. Daher ist es entscheidend, sie gezielt auf die richtigen Aufgaben zu fokussieren, die nicht ebenso gut von externen Ressourcen erledigt werden können. Hierbei handelt es sich häufig um Themen, bei denen Verantwortung, Entscheidungskompetenz und internes Fachwissen gefragt sind – beispielsweise bei Product Ownern, Enterprise Architekten oder Application Ownern.

Um die internen Kapazitäten zu schonen, bietet sich das Outsourcing kompletter IT-Geschäftsprozesse an. Hierzu gehören Bereiche wie Infrastrukturmanagement, Anwendungsentwicklung, Requirements Engineering, Cybersicherheit, Testmanagement und Systemdokumentation. Durch die Auslagerung dieser Prozesse können Sie Ihre internen Ressourcen effizienter nutzen und gleichzeitig auf externe Expertise zurückgreifen.

Neben Ressourcenengpässen kann es auch an spezifischem IT-Know-how mangeln. In solchen Fällen empfiehlt es sich, externe Dienstleister als strategische Partner zu definieren. Diese Partner sollten die Organisation gut kennen und bei Bedarf hinzugezogen werden können. Die strategische Partnerschaft bringt oft Qualitäts- und Kostenvorteile mit sich.

Standardprozesse mögen anfangs höhere Aufwände in der Analyse und Informationsaufbereitung mit sich bringen, aber sie senken gleichzeitig verschiedene Risiken und führen zu Kosteneinsparungen. Eine professionelle und standardisierte Business-IT-Organisation bildet das Rückgrat einer erfolgreichen IT-Landschaft.

Um diese Professionalisierung zu erreichen, müssen Sie klare Standards in verschiedenen Bereichen definieren:

• Application Lifecycle Management (ALM): Hier geht es um die effiziente Verwaltung von Softwareanwendungen von der Idee bis zur Auslieferung.
• Enterprise/Business Architecture Management: Dies umfasst die Gestaltung und Strukturierung der IT-Landschaft im Einklang mit den Unternehmenszielen.
• Demand Management: Wie werden Anforderungen erfasst, priorisiert und umgesetzt?
• Programmmanagement und Projektmanagement: Wie werden größere Initiativen und Projekte geplant, gesteuert und umgesetzt?
• Produktmanagement: Wie werden IT-Produkte entwickelt, vermarktet und betreut?
• Service Management: Hier geht es um den reibungslosen Betrieb und Support von IT-Services.

Für die Definition eines Standards muss die Unternehmensgröße, -struktur und -individualisten beachtet werden. Um nicht bei null anzufangen, können Sie auf bewährte Best Practices und Frameworks zurückgreifen. Beispiele dafür sind:

• TOGAF: Ein Framework für Enterprise-Architektur.
• ITIL: Best Practices für IT-Service-Management.
• PMBOK: Ein Leitfaden für Projektmanagement.
• PRINCE2: Ein weiteres Framework für Projektmanagement.
• SAFe: Das Scaled Agile Framework für agile Organisationen.
• COBIT: Ein Framework für IT-Governance und -Management.

Die Auswahl des richtigen Frameworks hängt von der geplanten Rolle Ihrer IT ab – sei es agil, serviceorientiert oder eine Kombination aus beidem (siehe Schritt 1 – z.B. agil, serviceorientiert). Starten Sie am besten mit einer Minimalvariante und entwickeln Sie diese kontinuierlich weiter, um die Organisation nicht zu überfordern.

Besonders wichtig für deren Erfolg ist die Etablierung der Standards in der Organisation, was den vierten Schritt am Weg zur IT der Zukunft bildet.

Um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten und Standards in der Organisation zu etablieren, muss die gesamte Organisation für IT-Themen befähigt werden. Dies umfasst den Aufbau von Business-IT-Strukturen, d.h. die Definition von technischen, als auch fachlichen Applikationsverantwortlichen, Prozessverantwortlichen sowie die Etablierung eines Key User Netzwerks.

Schulungen zu Applikationen, Standards und Security-Themen sind entscheidend, um das Wissen in der gesamten Organisation zu fördern. Dabei sollte der Fokus auf den Mehrwerten für die Organisation liegen, um zum Verwenden zu motivieren. Auch einfach verfügbare und kurzweilige Anleitungen bzw. Beschreibungen sind förderlich.

Die IT der Zukunft ist eine spannende Reise voller Herausforderungen und Chancen. Indem wir uns diesen Fragen stellen und die notwendigen Schritte unternehmen, können wir eine Organisation aufbauen, die bereit ist, den Anforderungen der dynamischen Zukunft gerecht zu werden. Lassen Sie uns gemeinsam diesen Weg gehen und die Zukunft der IT gestalten. 

• Benchmarking und strategische Ausrichtung ihrer IT
• Partnerauswahl für Outsourcing von IT- Geschäftsprozesse
• Operative Umsetzung von IT- Geschäftsprozesse
• Aufsetzen, Training und Etablierung von  IT-Standards