Enterprise Architecture für selbstfahrende Unternehmen

Bis in die frühen 2000er Jahre ließen sich Drei- bis Fünfjahrespläne einigermaßen verlässlich erstellen. Seither hat die Veränderungsgeschwindigkeit der Rahmenbedingungen so stark zugenommen, dass Entscheidungen immer kurzfristiger und häufig ohne belastbare Datenbasis getroffen werden. Dieser Beitrag zeigt, warum das ERP-System trotzdem das Fundament des selbstfahrenden Unternehmens bleibt, welche zwei Fähigkeiten ihm heute noch fehlen und was eine Enterprise Architecture leisten muss, damit dieses Fundament bis 2035 trägt.

Kurzfristige Entscheidungen auf langlebigen Systemen

Viele Unternehmen entscheiden heute nach dem Motto „Loch auf, Loch zu“: Was gerade brennt, wird gelöscht, und was in fünf Jahren tragen soll, bleibt unbeantwortet. Mit dieser Hektik ging der langfristige Weitblick verloren. Die Folge beschreibe ich in „Das selbstfahrende Unternehmen“ (Springer Gabler 2021) so: Viele Unternehmen erkennen bis heute nicht, dass ihre Softwarestrukturen und Teilsysteme hoffnungslos veraltet und nicht zukunftstauglich sind.

Das ist ein Widerspruch. Die Strategien werden kürzer, die Systeme, auf denen sie laufen, leben aber länger als je zuvor. Geschäftskritische Software im Backend hat nach meiner Erfahrung einen Lebenszyklus von 15 bis 20 Jahren, und in etwa diesem Rhythmus bringen auch die großen ERP-Anbieter einen neuen Release heraus. Wer sein ERP-System tauschen will, muss mit vier bis fünf Jahren rechnen. Wer also 2030 auf einer tragfähigen Grundlage stehen möchte, trifft die entscheidenden Architekturentscheidungen jetzt.

Dazu kommt ein Wahrnehmungsproblem. Für jedes technische Gerät gibt es ein Prüfgutachten, für Software nicht, obwohl von ihr das Funktionieren ganzer Branchen abhängt. Während der Fuhrpark mit aktuellen Plaketten unterwegs ist, laufen im Unternehmen Softwareprozesse, die längst überholt sind. Jeder Entscheiderin und jedem Entscheider ist klar, dass sich ein hochsicheres selbstfahrendes Auto nicht auf Basis eines VW Käfers von 1956 bauen lässt. Bei Softwarelösungen fehlt dieses Verständnis noch.

Das monolithische Herz: ERP als Fundament

Enterprise-Resource-Planning-Systeme sind die Weiterentwicklung dessen, was ursprünglich als Manufacturing Resource Planning begann. Mit ihrer Einführung haben sich die Unternehmen eine Art monolithisches Softwareherz eingepflanzt, in dem alle Daten liegen, die sie für ihre Tätigkeit brauchen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lagerbestände, Produktions- und Logistikdaten. Verwaltet werden Kapital, Personal, Wissen, Material, Anlagen und Betriebsmittel; abgedeckt sind heute praktisch alle traditionellen End-to-End-Prozesse, von der Buchhaltung über das Personalwesen bis zu Vertrieb und Bestandsführung. Die Anbieter sind bekannt und haben regionale Schwerpunkte: SAP, Oracle, Microsoft und Sage.

Parallel dazu wurden die Unternehmen durch diese Systeme stark standardisiert, weil eine ERP-Einführung eine Vielzahl von Standardthemen mit sich bringt. Ein simples Beispiel: Wenn ein Unternehmen ein iPad kauft, braucht es dafür einen gemeldeten Bedarf, und daraus entsteht eine Kette, an der mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt sind:

1. Kostenstelle. Der Bedarf wird einer Kostenstelle zugeordnet.
2. Angebot und Bestellung. Ein Händler wird ausgewählt, die Bestellung ausgelöst.
3. Lieferung und Rechnung. Die Ware wird angenommen, die Rechnung geprüft und freigegeben.
4. Zahlung und Abschreibung. Der Betrag wird überwiesen und bei der Quartalsabrechnung steuerlich geltend gemacht.

Vor der Einführung der ERP-Systeme liefen diese Teilprozesse von Hand und oft hemdsärmelig. Es kam zu Fehlbestellungen, Lieferungen wurden angenommen, die niemand bestellt hatte, Rechnungen wurden übersehen oder verloren. Durch die präzisen Vorgaben des Systems wurden die Unternehmen so weit konditioniert, dass die Prozesse heute weitgehend korrekt ablaufen, und umso besser, je höher der Grad der Digitalisierung ist. Genau das ist die Grundlage von Level 1, dem digitalen Unternehmen, wie ich es in der Zusammenfassung des Buchs beschrieben habe: Alle Daten liegen in einer Form vor, die Software lesen und verstehen kann.

Dass ein Quereinsteiger auf den Markt kommt und diese Infrastruktur ablöst, halte ich für höchst unwahrscheinlich. Das wäre, als schlüge ein Anbieter vor, alle Straßen statt mit Asphalt mit einem völlig neuen Belag zu versehen. Die ERP-Infrastrukturen sind über Jahrzehnte etabliert und ein fester Bestandteil der meisten Unternehmen. Der Weg zum selbstfahrenden Unternehmen führt deshalb durch das ERP-System, nicht daran vorbei.

Was dem ERP-Herz noch fehlt

Auf dem Weg zum selbstfahrenden Unternehmen 2035 fehlen dem heutigen ERP-Herz aus meiner Sicht zwei Fähigkeiten: die Echtzeitbuchführung und die vollständige Verknüpfung der Daten.

Die Echtzeitbuchführung

Wenn alle Teilprozesse standardisiert und digitalisiert sind, liegt im Grunde bereits alles vor, was man braucht, um den finanziellen Status des Unternehmens jederzeit auf Knopfdruck abzurufen. Ein mühsamer Jahresabschluss wäre nicht mehr nötig; die Ergebnisse der letzten zwölf Monate, Wochen oder Tage ließen sich zu jedem Zeitpunkt ermitteln und vergleichen. Noch sind die Anbieter nicht so weit, selbst SAP S/4HANA ist dazu nicht in der Lage.

Warum nicht? Die Softwarefirmen gehen das Problem zu technokratisch an, und die Unternehmerinnen und Unternehmer sind das bisherige Prozedere gewohnt, hinterfragen es nicht und treiben diese Veränderung deshalb nicht voran. Sie glauben, mit einem Blick auf die Quartalszahlen und den aktuellen Kontostand eine gute intuitive Einschätzung der Lage zu bekommen. Das ist ein Blick in den Rückspiegel, aus dem vorwärtsgerichtete Entscheidungen abgeleitet werden. Entwickeln sich die Dinge ungünstig, findet sich immer ein Grund außerhalb der eigenen Verantwortung: der Markt, verunsicherte Kundinnen und Kunden, Qualitätsprobleme, saisonale Effekte, die Lieferanten. Selbst verursachte Fehler, etwa bei der Einschätzung der Liquidität, bleiben unentdeckt. Angesichts offener Ausgangsrechnungen mit unbestimmtem Zahlungseingang, Sprungstellen durch Steuer- und Sozialversicherungsnachzahlungen und unzähliger kleiner Lieferantenverbindlichkeiten ist das nachvollziehbar; die Verhaltensökonomie hat längst gezeigt, wie vielfältig solche Fehleinschätzungen sind.

Das aktuelle EBIT wird 2035 eher einem Aktienkurs gleichen als einem Jahresbericht: jederzeit sichtbar, in Echtzeit und auf Knopfdruck.

Die vollständige Datenverknüpfung

Die zweite Fähigkeit ist die vollständige Verknüpfung der Daten. Alle Teilprozesse aus dem iPad-Beispiel sind mit der Entscheidung, einen bestimmten Händler zu beauftragen, im Grunde bereits vordefiniert: Lieferung, Rechnung, Zahlung, steuerliche Geltendmachung. Schon bei der Erfassung des Auftrags könnte das System wissen, ob und in welchem Umfang das Gut abschreibbar ist. Die gesamte Prozesskette läge in diesem Moment gebündelt vor. Dasselbe gilt für jede andere Entscheidung im Gesamtsystem, sodass sich die Gesamtsituation im Sekundenintervall anpasst und ohne Verzerrung abrufbar ist. Auf dieser Basis wird ein Forecast für ein beliebiges Zeitfenster möglich, und das Unternehmen weiß beim Kauf des iPads sofort, wie die ausgelöste Abschreibung wirksam wird.

Die Daten dafür sind im Grunde schon heute im System vorhanden. Sie wurden nur nicht verknüpft. Diese Verknüpfung ist die Herausforderung der nächsten Jahre und der eigentliche Hebel auf dem Weg zum selbstfahrenden Unternehmen.

Von Echtzeitdaten zu automatisierten Entscheidungen

Wenn wir davon ausgehen, dass sämtliche Daten in Echtzeit verfügbar sind, also Einkauf, Lager, Lieferantenrechnungen, Personalkosten, anteilige Fixkosten sowie künftige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Effekte, und ebenso schnell eine Prognose erstellt werden kann, liegt die Grundlage vor, um operative und taktische Entscheidungen vollautomatisiert zu treffen und durch Software ausführen zu lassen. Schließt ein Fahrzeughersteller mit einem Stahlwerk einen Vertrag ab, um im Folgejahr 1,2 Millionen Fahrzeuge zu produzieren, können im Stahlwerk unmittelbar alle daraus resultierenden Entscheidungen getroffen werden, um die benötigte Menge an Stahlblech-Coils in der gewünschten Qualität herzustellen und termingerecht auszuliefern.

Heute werden viele operative Entscheidungen bereits in hohem Maße automatisiert, die taktischen Entscheidungen trifft jedoch das mittlere Management. Dort passieren immer wieder Fehler, oft weil die Entscheidungen nicht exakt mit der Strategie abgestimmt sind oder die Strategie selbst auf unzureichenden oder falsch interpretierten Daten beruht. Ein Dienstleistungsunternehmen, das seine Marge für zu gering hält, erhöht den Preis, ohne berechnen zu können, wie die Nachfrage reagiert. In Zukunft werden genau solche Szenarien simuliert, in bisher nicht erreichter Qualität und zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Was heute in Meetings mit kontroversen Diskussionen und Flipcharts entschieden wird, wird zunehmend datengestützt entschieden. Das ist der Übergang von der teilautomatisierten zur automatisierten Geschäftsabwicklung, und er ist ohne die beiden fehlenden Fähigkeiten nicht zu haben. Wie die Algorithmen dabei die linearen Prozesse ablösen, habe ich im Beitrag Das Ende der Prozesse, hoch leben die Algorithmen beschrieben.

Was die Enterprise Architecture leisten muss

So wie ein Haus aus Ziegeln, Beton und Mörtel entsteht, wird das selbstfahrende Unternehmen aus einzelnen Softwarelösungen, Netzwerkverbindungen und Datentöpfen aufgebaut. Die Enterprise Architecture ist dabei das konstruierende und planende Element: Sie beschreibt das Zusammenspiel aller IT- und Softwarelösungen im Unternehmen und macht aus historisch gewachsenen Strukturen eine geplante, unternehmensweite Architektur. Integration, Datenübermittlung und Datenspeicherung stehen im Mittelpunkt. Sie erfüllt keinen Selbstzweck, sondern wird auf die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Märkte abgestimmt. Aus unserer Projektpraxis ergeben sich sechs Grundsätze:

• Zwei Geschwindigkeiten entkoppeln. Systeme, die mit Kundinnen und Kunden interagieren, haben eine Lebensdauer von etwa drei bis fünf Jahren; Websites, Apps und Kundenportale müssen alle paar Jahre neu gedacht werden. Die zentralen Systeme leben 15 bis 25 Jahre. Zentrale Unternehmensfunktionen werden deshalb als standardisierte Services langfristig bereitgestellt, und die kundenorientierten Anwendungen bauen darauf auf. Diese Serviceschicht ist die Kupplung zwischen den Schichten.
• Standard als Fundament, Individualität als Alleinstellung. Das Fundament eines selbstfahrenden Unternehmens bilden mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit Standardsoftwarelösungen. Das Alleinstellungsmerkmal entsteht durch besondere Integration oder durch einzigartige individuelle Lösungen.
• Den Kern ehrlich bewerten. In zahlreichen großen Unternehmen sind die Kernanwendungen 30 und mehr Jahre alt, umgeben von Hilfslösungen und technischen Krücken. Manche laufen nach meiner Erfahrung seit über 40 Jahren reibungslos. Dennoch muss sich das Unternehmen fragen, ob es ein selbstfahrendes Unternehmen auf diesen Strukturen aufbauen möchte. Es wird so nicht funktionieren.
• Alle Datentöpfe kennen. Jedes Datenobjekt, das ein Unternehmen verwaltet, muss von den anderen Softwarelösungen erstellt, gelesen, bearbeitet, gesucht und gelöscht werden können (CRUDS-Prinzip: Create, Read, Update, Delete, Search). Ohne diese Zugänglichkeit bleibt die Datenverknüpfung ein Wunsch.
• Datensenken und semantisches Metamodell aufbauen. Analysewerkzeuge brauchen einen raschen Überblick über alle vorhandenen Daten, und lernende Algorithmen beruhen auf historischen Daten. Für alle verarbeitbaren Daten muss deshalb ein semantisches Metamodell existieren. Nach unserer Erfahrung haben gerade die großen Unternehmen hier den größten Aufholbedarf, und ein Großteil der entscheidenden Entwicklung der nächsten zehn Jahre wird in diesem Bereich stattfinden.
• Den gesamten Lebenszyklus planen. Enterprise Architecture ist keine akademische Übung. Man vergleicht pragmatisch den Ist-Stand mit dem Ziel und arbeitet einen langfristigen Plan aus, der Betrieb und Weiterentwicklung einschließt. Das größte Missverständnis betrifft den Zeitraum: Geplant wird meist über drei bis fünf Jahre, der Schlüssel liegt jedoch im Betrachtungszeitraum von zehn bis zwanzig Jahren.

Wer heute mit einer gut geplanten Enterprise Architecture beginnt, kann die Potenziale bis 2035 nutzen. Wer wartet, bis die Kurve steil nach oben geht, wird den Anschluss mit einem vier- bis fünfjährigen ERP-Wechsel nicht mehr aufholen.

Der nächste Schritt

Die Vision, die Autonomiestufen und die Rolle des ERP-Herzens sind in „Das selbstfahrende Unternehmen“ (Springer Gabler 2021) ausführlich beschrieben: Zum Buch. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Architektur heute steht und welche Schritte in Richtung Echtzeitbuchführung und Datenverknüpfung sich für Ihr Unternehmen lohnen, sprechen wir gerne darüber: Expertengespräch buchen.