Zur Verwaltung der Bauprojekte werden aktuell mehrere Systeme genutzt, die erstmals im Jahre 1997 eingeführt wurden und vorrangig zur Durchführung von AVA-Prozessen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) eingesetzt werden. Daneben werden von Bauprojektleiterinnen und Bauprojektleitern viele zum Teil sehr komplexe Excel-Werkzeuge verwendet, um ihre Projekte zu steuern, zu kontrollieren und auszuwerten. Da aktuell viele Anforderungen der AnwenderInnen durch die Bestandswerkzeuge nicht abgedeckt werden können, und mit diesen unterschiedlichen Systemen keine einheitlichen Strukturen und Vorgehensweisen gewährleistet werden, soll eine gesamtheitliche Baumanagement Software konzipiert werden. Daher wurde ReqPOOL als unabhängiger Digitalisierungspartner beauftragt, gemeinsam mit VertreterInnen aller betroffenen Referate die Anforderungen an ein zukünftiges gemeinsames System zu erheben und entsprechende Ausschreibungsunterlagen zu erstellen.

Im Vordergrund stand in diesem Projekt, auf die unterschiedlichen Vorgehensweisen der Referate einzugehen und einen gemeinsamen Nenner zu finden, um alle Anforderungen in einem System abbilden zu können. Die COVID-19 Situation, die ein paar Wochen nach Projektstart alle ProjektteilnehmerInnen in das Homeoffice „zwang“, erforderte eine Änderung im Projektvorgehen und der Anforderungserhebung. So wurde der Modus von den geplanten Anforderungsworkshops auf digitale Umfragen sowie Videokonferenzen und Telefoninterviews geändert, um auch während der Krise weiter im Projekt voranzuschreiten und dieses in der geplanten Zeit, dem geplanten Budget und der geplanten Qualität abschließen zu können. Durch die großartige Mitarbeit der ProjektteilnehmerInnen auch in dieser neuen Situation, konnten die Ziele vollumfänglich erreicht werden.

Die Kerntätigkeiten von ReqPOOL in diesem Projekt umfassten:

• Durchführung von Dokumenten- und Datenanalysen
• Analyse der Funktionen des Bestandssystems
• Erhebung, Strukturierung und Modellierung von Prozessen
• Durchführung von Workshops, digitalen Umfragen, Videokonferenzen und Telefoninterviews zur Erhebung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an eine neue Baumanagement Software
• Identifizierung von Standardisierungs- und Automatisierungspotenzialen
• Durchführung einer anonymisierten Marktsondierung zur Schaffung eines Überblicks über den bestehenden Markt sowie zur Einholung von Preisindikationen
• Erstellung von fachlichen Ausschreibungsunterlagen
  • Anforderungskatalog mit funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
  • Scope Dokument mit einer fachlichen Übersicht
  • Vorlage einer Bewertungsmatrix zur Bewertung der Anbieter
  • Longlist mit relevanten Softwareherstellern

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Konzeptionsprojekts wurden die Ergebnisse gesammelt an die Landesinformatik und die Abteilung 6 für ein darauffolgendes Umsetzungsprojekt übergeben. Die professionelle und strukturierte Herangehensweise sowie der empathische Umgang mit den ProjektteilnehmerInnen durch die Expertinnen und Experten von ReqPOOL wurden sowohl von der Abteilung 6 als auch von der Landesinformatik positiv hervorgehoben.

„Auf die Zusammenarbeit mit ReqPOOL kann man sich auch in stürmischen Zeiten der Krise voll verlassen. Das Konzeptionsprojekt konnte trotz eingeschränkter physischer Zusammenarbeit in der gewohnten hohen Qualität und in geplanter Zeit und Budget abgeschlossen werden.“ – Dipl.-Ing. Rudolf Krejsa – Leiter Informatik und Interne Dienste