Success Story über die Einführung einer webbasierten eProcurement-Plattform mit Schnittstelle zu SAP

Verbund

Verbund - Österreichs größtes Elektrizitätsversorgungsunternehmen

VERBUND ist Österreichs führendes Stromversorgungsunternehmen und einer der größten Erzeuger von Strom aus Wasserkraft innerhalb Europas. In den über 50 Kraftwerken wird nahezu der gesamte Strom aus klimafreundlicher, erneuerbarer Wasserkraft gewonnen, ergänzt durch Wind- und Wärmekraft.

Der VERBUND beschäftigt derzeit etwa 3.000 MitarbeiterInnen. Die Konzerntochter VERBUND Services ist die gemeinsame Serviceorganisation aller VERBUND-Töchter und stellt zentrale Services wie zum Beispiel IT-Dienstleistungen oder Buchhaltung, aber auch den zentralisierten, konzernweiten Einkauf zur Verfügung..

– Zusammenfassung

Ziel des Projektes „eProcurement“ war die Einführung einer web-basierten, unternehmensweiten eProcurement-Plattform mit starker Anbindung an SAP. Mit dieser Plattform werden die Mitarbeiter von VERBUND zu Beschaffungs-Experten. Ohne den zentralen Einkauf einschalten zu müssen, können Mitarbeiter damit online ihre Bedarfe – vom Filzstift bis hin zu Beratungs-Dienstleistungen – einfach und schnell abwickeln. Für die Einführung und das Switch-Over vom Alt- auf das Neu-System wurde ein ambitionierter Zeitplan von nur wenigen Monaten erstellt und erfolgreich umgesetzt. Der Rollout erfolgte Mitte 2020 für alle Werks- und Fachbereichsmitarbeiter in Österreich und Deutschland. Nach der Auswahl des gewünschten Systems, einer SaaS-Lösung, konnte gemeinsam mit dem Umsetzer organisatorisch eine möglichst standardisierte Lösung ohne Umbauten implementiert werden.
Nach erfolgreicher Einführung der neuen eProcurement-Plattform ging das Projekt über in eine Stabilisierungsphase, die kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung des neuen Systems zum Ziel hatte.

„Die IT-Experten von ReqPOOL begleiten unsere Fachbereiche bei Ihren IT-Projekten kompetent und flexibel – egal „wo der Schuh drückt“. Durch die tatkräftige Unterstützung werden Strategien machbar gemacht und Software- und Hardwaresysteme effizient beschafft und eingeführt. So unterstützt ReqPOOL auch den Konzern-Einkauf bei der Einführung eines E-Procurement-Systems fachkundig. Das Management von Anforderungen und die transparente Abnahme der Plattform-Lösung stehen hier im Fokus.“

Michael Reyes

System-Owner eProcure & Projektleiter

Das Vorgehen

Nach der erfolgten Beschaffung und Auswahl wurden alle Ausschreibungsdokumente nochmals analysiert. Es erfolgte damit das Setup eines nachvollziehbaren Anforderungskatalogs. Danach fand eine Analyse der Anforderungen mit dem Auftraggeber und dem Umsetzer statt. Dabei wurden die Anforderungen nach Machbarkeit und Kritikalität priorisiert. Notwendige Change-Requests wurden identifiziert und mit den entsprechenden Umsetzungskosten bewertet. Im Anschluss fand eine nahtlose Überführung der Anforderungen in eine Testspezifikation als Grundlage für das Testmanagement und die Systemabnahme statt.
Im Zuge der Systemeinführung und des gemeinsamen Product-Ownerships wurden User-Schulungen abgehalten, um einen nahtlosen Übergang vom alten auf das neue System zu gewährleisten. Während der Stabilisierungsphase wurden die Anforderungen der User und Lieferanten laufend erhoben und umgesetzt, um die Benutzerfreundlichkeit und die Anbindung der Lieferanten kontinuierlich zu verbessern.

Das Resultat

Die Ablöse des Altsystems durch eine moderne SaaS-Lösung ging innerhalb weniger Monate über die Bühne. Nach einem erfolgreichen Projektstart folgte die laufende Unterstützung zur Absicherung des fachlichen Projektmanagements durch ReqPOOL. Ein laufendes Anforderungsmanagement wurde ebenfalls durch ReqPOOL gewährleistet, um Changes und Kosten nachvollziehen zu können. Gemeinsam wurden Features priorisiert und Kostensteigerungen überwacht. Im Anschluss fand die Vorbereitung der Key-User auf das Testing und die reibungslose Indienststellung des Neusystems statt.
Danach unterstützte ReqPOOL beim Rollout mit intensiven Schulungen sowie beim User- und Lieferantensupport in der Product-Owner-Rolle. In weiterer Folge wurden die Anbindung der Lieferanten und die automatisierte Rechnungsprüfung stabilisiert.

AUsblick

In den kommenden Monaten wird das System im Zuge einer erweiterten Stabilisierungsphase optimiert, um die User- und Lieferantenzufriedenheit weiter zu steigern. Zudem wird die Product-Owner-Rolle an einen internen Verbund-Mitarbeiter im Zuge eines intensiven Onboarding-Prozesses übergeben.